採用者ブログ

オンライン面接を上手にやる

私は、今のパンデミックの前は直接対面でのインタビューしかしていませんでした。そうすることで、私はその人がどんな人物なのかをとてもよく感じる事ができました。彼らがどのような外見か、生徒(顧客)の前でどのような態度をとるのか、質問に答えるときにどのような表情をしているのか、嘘をついていないか、何か偽っていないか、屁理屈や作り話をしていないかなどが分かりました。ボディーランゲージはたくさんの事を見せてくれていましたが、COVID-19が来てしまいました。

私のエリアの他のスクールと同じように、生徒(子供、大人、講師派遣)がレッスンの予約をしていなかったので、先生のレッスンが足りなくて困っていました。どうしたらいいかと思っていたところ、予想外のことが起こりました。 2人の先生が母国に帰ろうとしていたのです。通常であれば問題ないのですが、私の場合は3人の先生しかいませんでした。レッスン量が激減していたにもかかわらず、3ヶ月後にはレッスンの需要は回復してきたのですが、今度は先生の数が足りなくなってしまったのです。

正直に言うと、パンデミックの真っ只中に外国人の先生方と直接面接をするのは気が進みませんでした。私の仲間の外国人の多くは、日本にいる他の人たちと同じように注意し、予防策をしていますが、応募者がスクールまで面接の為に来ることは誰にとっても不必要なリスクのように思えました。私たちのカリキュラムや指導の質には何の心配もありませんが、学校のオーナーがCOVID-19に感染するリスクは、私たちの評判や生徒・保護者との信頼関係にダメージを与えることになります。できる限り面接を先延ばしにしていましたが、私はオンライン面接という唯一の選択肢があることを知っていました。

最終的には良い候補者を見つけたのですが、思ったよりも時間がかかってしまいました。その一番の理由は、オンライン面接だけで採用するのに、オンライン面接で応募者を十分に知る方法を理解していなかったからです。そこで私は、始める前に知っていればよかったと思う、オンライン面接をして学んだいくつかの事を共有しようと思いました。

最良の方法

専用アカウントを作らないとスパムメールが来る
応募者が様々な話をしてくるので、個人用のアカウントは使いたくありません。近況を聞かれたり、その応募者を拒否した場合に何がだめだったのかを聞かれたくはありません。リクルーターと仕事をするのと同じように、彼らにあなたのメインのメールアカウントを教えたくないでしょうし、教えてしまったら最後、しつこくメールを送ってくるでしょう。

通常の面接のように接する
オンライン面接では、せかされたり、別の部屋を使って面接をしたりすることがよくあります。応募者には、適切な場所で通常の面接を行うのと同じような礼儀作法で面接を行いましょう。遅刻しないよう、第一印象を良くするためにも、きちんとした身なりでプロの仕事をしていると感じさせるようにしましょう。

応募者が何時にログインしたかチェックする
私は面接する応募者がいつログインしたかをチェックするのが好きです。もし10分前にログインし、 “待機 “している場合、この人は計画性があり準備の良い人物で、仕事をしても時間通りまたは早くに職場に来るだろうと判断できます。面接のほんの数秒前にログインしていたり、遅刻している場合は、時間厳守や準備ができていないタイプの人かもしれません。

どんな性格か伝わりにくい
面接の早い段階で、できる限り感じ良く対応するよう努力し、沢山の笑顔と前向きな姿勢で面接に来た応募者をリラックスさせれば、彼らは自分の性格を少しでも自由に出すことができるでしょう。結局のところ、採用したらあなたの生徒(客)の前でフレンドリーであることを望みますよね?

応募者の服装をよく見る
応募者がどれだけ真剣に面接に臨んでいるかを見れるのは良いことです。面接はビデオで行われ、友人や家族との会話に慣れているかもしれないからといって、面接でもラフな服装で臨むことができるわけではありません。どれだけ多くの応募者が面接向きのちゃんとした服装をしていないかに驚くでしょう。私の知る限りでは、ハワイアンシャツは受け入れられたことがありません。

動画のすべての設定に精通していること
面接の途中で自分か応募者のどちらかがIT上の問題が起きてしまう可能性は十分にあります。向こうが誤ってマイクをミュートしたり、ウェブカメラに問題があるかもしれません。こういう問題が起こると、ITに精通した求人ではない場合、それは誰にでも起こる可能性がありますので、問題の修正を彼らに押し付けないでください。同僚や友人と最初にビデオ通話の練習をして、すべての機能をいろいろいじってみれば、それがどのように動作するかわかるようになります。そして最も重要なことは、問題が発生した時にどうやって直すのかを面接者に教える事ができるという事です。これは、時間とストレスを大幅に節約する事でしょう。

質問を録音して練習をする
私の場合は面接の時間を最大限に活用したいと思っています。繰り返し話すなどで自分の時間を無駄にはしたくないので、いつもよりもゆっくり、クリアにに話すことを心がけます。あまりにも遅く話すと、応募者は私の事を何か変な人だと思うかもしれませんので、一度自分で質問しているところを録音して聞いてみる事をお勧めします。録音したら、それを聞いてみて面接を受ける側としてどう聞こえるか確認してみてください。頭の中で想像するよりも速く話していることがわかります。もう一度録音しなおして、今度はより意識的にゆっくりと明確に話してみてください。完璧である必要はありませんが、カメラ上でどのように話すかを練習する事は、ほとんどの人がやる必要がないと思っている事の一つなのです。あなたが想像しているのとは違っています。おそらく最初は気づかないでしょうから、必ず練習してオンラインでは良い雇用者のふるまいで面接しましょう。応募者側もまたあなたの為に働きたいかどうかを判断しようとしていることを忘れないでください。

できるだけ多くの質問をしようとしないで
質問が多すぎる場合は、いくつか質問を省いたり、足りない時は追加するとよいでしょう。 質問は頭の中ではいい感じに聞こえることもありますが、声に出して聞いてみると、その質問はしないほうが良いか、言い換えたりするのがいいという事に気づくこともあります。

応募者に面接の確認メールを送る際には、面接日時が正しいか確認しましょう。国内での面接の場合はAMかPMを明記し、海外との面接の場合は時間が違いますので、時間と日付を間違えないように注意が必要です。例えば ” 20:00hrs JST Tokyo, Osaka ” (日本標準時20:00) のような日本時間表示と、相手側の現地時間両方の時間と日付を伝え、応募者が自分で確認できるように、timeanddate.comへのリンクも添えておきましょう。

提案した時間に応募者が面接に参加するかの返事のメールが届いているか確認しましょう。インビテーションを送っても返事が来ないと、面接に参加しないかもしれませんので、時間の無駄になります。

応募者がとりとめもなく話し続けるときがあるでしょうから、すべての質問が時間内にできるよう、応募者の話を時には止める必要があります。  失礼だと思わせず止めるのは難しい場合があるので、こんなときに使えるフレーズを書き留め、目の前に用意しておきます。 私のお気に入りのフレーズは以下です。

  • 「言いたいことは理解できました。では 次の質問に移りましょう」
  • 「それはいいですね。 時間の都合で次の質問に行きますね」
  • 「ありがとうございます。さて、今一番聞かなければいけない事は…..」
  • 「お話の途中で申し訳ないのですが、時間がないので次の質問に移らせてもらいます」

より良い人材探しをチームと共有するために面接をを録画するのを好みますが、録画されていると伝えるだけで、応募者を硬直させているように思えます。面接を録画することを必須条件にするかどうかはあなた次第です。

JobsinJapan.comを使って採用する場合は、最初の面接にビデオ面接システムを
jobsinjapan.comには、ワンクリックで求職者を招待し、いくつかの設定された質問に(同じ質問、回答時間制限など)、時間のある時に回答しておいてもらえる録画面接システムがあります。回答ビデオは履歴書に添付され、採用担当者がいつでも確認することができます。 上記のオンライン面接(ライブでの面接)とは異なりますが、実際にライブでのオンライン面接をする前に候補者の雰囲気を知ることができる無料のサービスがあります。 https://jobsinjapan.com/employers/

最後に

オンライン面接は、最初は威圧的かもしれませんが、適切な準備をすれば多くの時間を節約することができます。面接毎に自信がつき、面接がうまくなっていくでしょうし、もっとも大事なことは、あなたがいつでも誰とでも、直接の面接だろうがオンライン面接だろうがこなせる技術が身につくという事です。

この記事がお役に立てることを願っています。面接をしたくない人のための最も一般的な質問やスクリーニングに答えるために録画面接をすることで、オンライン面接の時間を大幅に節約することができます。

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ピーター・ラクナーはJobsinJapan.comのマネージングパートナーです。CareerCross.com、GaijinPot、CareerEngine(以前のeCentral)など、日本の主要な求人掲示板で管理職を歴任し、現在に至ります。
求人サイトの運営を通して毎日雇用者や求職者と話す機会を持ち、なぜ採用や就職に成功する人とそうでない人がいるのかを見いだすようになりました。雇用者と求職者の両方と話すことで、お互いが本当に必要としているものがわかります。これがJobsinJapanの存在理由であり、求職者が希望する仕事を見つけ、雇用者が必要とする人材を見つけるために不可欠なもの、そのギャップを埋めるためにJobsinJapanは存在しているのです。
ETJ(English Teachers in Japan)で活動しており、JALTのSchool Owners SIGのメンバーであり、現在は東京インターナショナルプリスクール協会の理事を務めています。新しい仕事やより良い仕事に就くためにはどうすればよいか、また、雇用主に対しては、雇用の失敗を避けるためにはどうすればよいか、などについて講演をしています。適切なポジションに適した人材を見つける事は、求職者にとっても雇用者にとってもWin-Winの状況を作ることができます。


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